บัญชี SME Startup ต้องทำอะไรบ้าง? 10 เรื่องที่ธุรกิจใหม่ควรจัดระบบตั้งแต่เริ่ม

บัญชี SME Startup สำคัญอย่างไร

ช่วงเริ่มต้นเจ้าของมักมองเห็นเงินจากยอดขายเป็นหลัก แต่การบริหารธุรกิจต้องรู้มากกว่านั้น เช่น ต้นทุน ค่าใช้จ่าย เงินค้างรับ เงินที่ต้องจ่าย และภาระที่จะเกิดในเดือนถัดไป

ข้อมูลบัญชีที่จัดอย่างต่อเนื่องช่วยให้เจ้าของเปรียบเทียบผลของแต่ละเดือนและตั้งคำถามได้เร็วขึ้นว่า ยอดขายเพิ่มแต่กำไรเพิ่มตามหรือไม่ ต้นทุนส่วนไหนสูงขึ้น และเงินสดเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายรอบต่อไปหรือไม่

หากธุรกิจเป็นบริษัทและต้องการผู้ดูแลต่อเนื่อง สามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติม

1. แยกเงินของธุรกิจออกจากเงินของเจ้าของ

ธุรกิจใหม่หลายแห่งเริ่มจากเจ้าของเป็นคนรับเงิน จ่ายเงิน และสำรองเงินเองทั้งหมด จึงเกิดปัญหาว่าเงินในบัญชีส่วนใดเป็นเงินของกิจการ และส่วนใดเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว

ควรกำหนดบัญชีรับ–จ่ายของธุรกิจให้ชัด รวมถึงบันทึกเงินที่เจ้าของนำเข้ามาใช้ในกิจการและเงินที่นำออกไปอย่างมีหลักฐาน เพื่อไม่ให้ยอดเงินกับผลประกอบการปะปนกัน

2. วางระบบบัญชีให้พอดีกับขนาดธุรกิจ

Startup ที่มีรายการไม่มากอาจยังไม่ต้องมีระบบซับซ้อน แต่ต้องมีขั้นตอนพื้นฐานว่าใครรับเงิน ใครอนุมัติจ่าย เอกสารส่งเมื่อไร และใครเป็นผู้ตรวจสอบ

ผู้ประกอบการที่ต้องการคำแนะนำช่วงเริ่มต้นสามารถอ่านที่ปรึกษาบัญชีธุรกิจเริ่มต้นเพิ่มเติม

3. บันทึกรายรับรายจ่ายให้ต่อเนื่อง

ข้อมูลพื้นฐานที่ทุกธุรกิจควรมีคือยอดขาย ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และเงินสด เพราะเป็นจุดเริ่มต้นในการมองผลการดำเนินงาน

ไม่ควรรอให้ผ่านไปหลายเดือนแล้วจึงย้อนดู Statement เพราะรายการบางส่วนอาจไม่มีรายละเอียดเพียงพอให้ระบุว่าเป็นค่าอะไรหรือเป็นของลูกค้ารายใด

เริ่มต้นได้จากวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่าย

4. เก็บเอกสารให้เป็นระบบตั้งแต่ใบแรก

เมื่อกิจการยังเล็ก เอกสารอาจมีเพียงไม่กี่ใบ แต่เมื่อจำนวนลูกค้าและผู้ขายเพิ่มขึ้น จะมีทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หลักฐานโอน สัญญา และเอกสารอื่นจำนวนมาก

ควรกำหนดให้ชัดว่าเอกสารแต่ละประเภทจัดเก็บที่ไหน ใครรับผิดชอบ และส่งให้นักบัญชีเมื่อไร สามารถดูเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้างเพิ่มเติม

5. รู้ต้นทุนจริงก่อนดูว่าธุรกิจกำไร

ยอดขายสูงไม่ได้แปลว่ากำไรสูงเสมอไป ธุรกิจต้องรวมต้นทุนสินค้า วัตถุดิบ ค่าแรง ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียม ระบบ Software ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายอื่นที่ใช้ในการสร้างรายได้

หากธุรกิจไม่แยกต้นทุนตั้งแต่ต้น เจ้าของอาจตั้งราคาต่ำเกินไปหรือทำโปรโมชั่นโดยไม่รู้ว่ากำไรต่อรายการลดลงมากเพียงใด

6. ตรวจเรื่อง VAT ก่อนธุรกิจโตถึงเกณฑ์

SME ไม่ได้อยู่ในสถานะ VAT เหมือนกันทุกกิจการ ต้องพิจารณาทั้งลักษณะการขายสินค้าหรือให้บริการ รายรับ และกิจการที่ได้รับยกเว้นตามกฎหมาย

หลักทั่วไปสำหรับกิจการที่อยู่ในบังคับ VAT คือควรติดตามรายรับสะสม และเตรียมระบบเอกสารก่อนถึงเกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียน ไม่ควรรอจนยอดเกินแล้วจึงเริ่มวางระบบ

อ่านพื้นฐานได้ที่ภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร

7. เข้าใจภาษีเงินได้นิติบุคคลตั้งแต่ปีแรก

หาก SME หรือ Startup จัดตั้งในรูปบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล จะมีหน้าที่เกี่ยวกับภาษีเงินได้นิติบุคคลตามกฎหมาย โดยกรมสรรพากรมีแบบ ภ.ง.ด.51 สำหรับภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี และ ภ.ง.ด.50 สำหรับภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้นข้อมูลบัญชีระหว่างปีจึงสำคัญ ไม่ควรรอใกล้ครบกำหนดแล้วค่อยพยายามรวบรวมยอดทั้งหมดในครั้งเดียว

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ภ.ง.ด.51 ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี

8. เตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการยื่นภาษี

การยื่นแบบจะง่ายขึ้นเมื่อรายได้ ค่าใช้จ่าย ภาษี และเอกสารได้รับการตรวจระหว่างเดือน เพราะตัวเลขแต่ละส่วนสามารถย้อนกลับไปตรวจหลักฐานได้

สำหรับนิติบุคคลสามารถศึกษาการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลออนไลน์เพิ่มเติม

9. อย่ามองนักบัญชีเป็นเพียงคนยื่นภาษี

นักบัญชีที่ดูแลธุรกิจควรช่วยตรวจความครบถ้วนของข้อมูล ตั้งคำถามเมื่อรายการผิดปกติ แจ้งเอกสารที่ขาด และทำให้เจ้าของเข้าใจสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นกับกิจการ

ข้อมูลบัญชีที่ดีควรนำไปใช้ได้มากกว่าการยื่นแบบ เช่น ดูต้นทุน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินสด และผลการดำเนินงาน

อ่านต่อได้ที่นักบัญชีมืออาชีพควรมีคุณสมบัติอะไร

10. วางระบบก่อนจำนวนรายการเพิ่ม

เมื่อธุรกิจมีพนักงานหลายคน หลายช่องทางขาย สต๊อก หรือหลายคนเกี่ยวข้องกับการรับ–จ่าย วิธีทำงานที่ใช้ตอนเริ่มต้นอาจไม่เพียงพออีกต่อไป

ควรกำหนด Workflow ว่าใครขอซื้อ ใครอนุมัติ ใครรับของ ใครจ่ายเงิน และเอกสารส่งบัญชีอย่างไร เพื่อให้การควบคุมภายในเติบโตไปพร้อมกับยอดขาย

ดูแนวทางได้ที่บริการรับวางระบบบัญชี

ตัวเลขที่ SME ควรดูทุกเดือน

ยอดขายโต แต่เงินสดไม่โต เกิดอะไรขึ้น

ธุรกิจสามารถขายดีแต่เงินสดลดลงได้ เช่น ให้เครดิตลูกค้านานขึ้น ซื้อสต๊อกเพิ่ม ลงทุนอุปกรณ์ หรือมีค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายก่อนเก็บเงินจากลูกค้า

จึงควรดูทั้งกำไรและกระแสเงินสดควบคู่กัน หากต้องการวิเคราะห์ต่อสามารถอ่านที่ปรึกษาการเงินธุรกิจ

SME Startup ควรใช้โปรแกรมบัญชีตั้งแต่เมื่อไร

ช่วงเริ่มต้นธุรกิจอาจใช้ระบบง่าย ๆ ได้ หากรายการยังน้อย แต่เมื่อเอกสารมากขึ้น มีสต๊อก มีหลายคนใช้งาน หรือข้อมูลจากฝ่ายขายกับบัญชีเริ่มไม่ตรงกัน ควรประเมินว่าถึงเวลาต้องใช้โปรแกรมที่เป็นระบบมากขึ้นหรือไม่

สิ่งสำคัญคือไม่ควรซื้อโปรแกรมเพราะเห็นว่าธุรกิจอื่นใช้ แต่ควรเลือกจาก Workflow และข้อมูลที่กิจการต้องใช้จริง

ข้อผิดพลาดที่ SME Startup เจอบ่อย

เมื่อไรควรให้สำนักงานบัญชีช่วยดูแล

หากบริษัทเริ่มมีรายการจำนวนมาก มี VAT พนักงาน สต๊อก หรือเจ้าของใช้เวลาตามเอกสารจนกระทบงานบริหาร การใช้ผู้ช่วยด้านบัญชีอาจทำให้ระบบทำงานต่อเนื่องได้มากขึ้น

อย่างไรก็ตาม เจ้าของธุรกิจยังควรเข้าใจตัวเลขสำคัญของกิจการ ไม่ควรมอบเอกสารให้สำนักงานบัญชีแล้วรอเพียงยอดภาษีปลายเดือน